Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi saat
ini, baik yang berdampak negatif atau positif kita tidak dapat mengelak
bahwa kita membutuhkan keterampilan dan kemauan untuk meningkatkan
pengetahuan dan keterampilan dalam mengoperasikan peralatan yang menunjang alat
bantu kerja. Kata
teknologi artinya ilmu tentang keterampilan, yang berarti mempelajari dan
mengembangkan kemampuan dalam bidang tertentu. Yang berasal dari bahasa prancis
La Teknique yang berarti semua proses yang dilaksanakan dalam upaya
untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Dan
kantor ialah tempat dimana berlangsungnya pekerjaan kantor. Yang dimaksud
tempat adalah ruangan, gedung, serta perabot dan perlengkapan lainnya yang
mendukung aktivitas kerja.Jadi, teknologi perkantoran adalah teknologi yang
diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat,
menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan
keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin kantor. Teknologi
perkantoran juga merupakan salah satu hal yang ikut mempengaruhi adminsitrasi
perkantoran. Seperti dijelaskan diatas, menghimpun, mengolah, mencatat, dan
sebagainya. Dari pengertian diatas juga dapat disimpulkan bahwa semua pekerjaan
kantor akan efektif dan efisien sehingga membuat data atau informasi semakin
ringkas, akurat serta menghasilkan hasil yang sesuai pada waktu yang tepat dan
dengan biaya yang rendah.
A. Macam-Macam Mesin Kantor
Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor
mempunyai bentuk dan jenis yang berbeda menurut tenaga penggeraknya, cara kerja
dan komponen mesinnya, serta fungsi mesinnya.
1. Menurut Tenaga Penggeraknya
a. Mesin Manual, yaitu mesin – mesin yang
digerakkan oleh tenaga manusia.
b. Mesin Listrik, yaitu mesin – mesin yang
digerakkan oleh listrik atau baterai.
2. Menurut Cara Kerja dan Komponen Mesinnya
a. Mesin Mekanik, yaitu mesin – mesin yang
rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya. Mesin ini bisa
digerakkan secara manual ataupun dengan tenaga listrik.
b. Mesin Elektronik, yaitu mesin – mesin dengan
rangkaian komponen elektrik. Dan hanya bisa dijalankan oleh tenaga listrik.
3. Menurut Fungsinya
a. Mesin untuk mencatat
- Mesin tulis
- Mesin dikte
- Mesin penomor
- Asahan pensil
- Mesin pencetak perangko
- Stempel
- Mesin pencatat uang kas
- Mesin pencatat waktu (Time Recorder)
- Scanner
- Mesin penulis nominal cek
- Mesin pencatat kehadiran
- Alat penghitung
b. Mesin untuk menghimpun
- Pembuka surat
- Mesin penjilid
- Hechtmachine
- Pemotong kertas
- Stepler
- Perforator
- Stapler remover
c. Mesin untuk mengolah
- Mesin jumlah
- Mesin hitung
- Komputer
d. Mesin untuk menggandakan
- Mesin stensil (Stencil Duplicator)
- Mesin stensil spiritus (Spirit Duplicator)
- Mesin fotocopy
- Risograph
- Mesin perekam sheet
- Mesin cetak (Offset)
- Printer
- Electronik copy board
e. Mesin untuk mengirim
- Telepon
- Interphone
- Teleprinter
- Faxsimile / telecopier
- Modem (modulator demodulator)
- Mesin presentasi (OHP, LCD, Slide Proyektor, Film
Strip)
- Telefoto
- Handy Talky (HT)
- PMBX / PABX (Switch Board)
- Handphone
f. Mesin untuk menyimpan
- Mikrofilm
- Mesin penghancur kertas
- Pelubang kertas (perforator)
- Flash Disk
- Hard Disk
Sebenarnya, selain keenam kelompok mesin diatas, masih
ada kelompok mesin pengaman, mesin penyaman dan mesin-mesin lainnya.
Mesin-mesin ini ada yang dijalankan manual atau menggunakan tenaga manusia, ada
yang menggunakan tenaga baterai maupun listrik seperti yang sudah dijelaskan
diatas. Penggunaan mesin-mesin ini memiliki dampaknya masing-masing, dampak
positif maupun negatif. Seperti yang dijelaskan dibawah ini.
Dampak Positif
Ada dampak positif karena akibat dari pesatnya
perkembangan teknologi perkantoran. perkembangan itu menuju ke arah efisiensi
kerja dengan ditemukannya peralatan yang serba :
- Elektronik
- Multi guna
- Mudah mengoperasikannya
- Memerlukan tenaga listrik kecil
- Ukuran fisik semakin kecil
- Kecanggihan serta kemampuannya semakin tinggi
Dan dampak positif dilihat dari beberapa segi:
a.
Terhadap Ketenagakerjaan :
- Peningkatan mutu tenaga kerja : Semakin banyak
penggunnaan teknologi, semakin banyak orang yang bisa menggunakan
teknologi tersebut sehingga pekerjaan akan lebih mudah.
- Meningkatkan kegairahan dan kedisplinan kerja :
Seseorang akan merasa pekerjaannya ringan dan mudah dengan adanya
teknologi. Dan membuatnya bekerja dengan giat, tekun dan bisa membuat
orang menjadi lebih disiplin.
- Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja :
Teknologi yang semakin canggih, maka akan mempermudah pekerjaan dan bisa
menghasilkan pekerjaan yang lebih banyak dengan baik dan efisien.
- Meringankan tenaga dan pikiran pegawai : Dengan
adanya teknologi, pekerjaan seseorang akan lebih mudah. Jadi seseorang itu
bisa mengerjakan tugas ataupun pekerjaannya tanpa memikirkan hal lain dan
bisa fokus pada pekerjaannya tersebut.
b.
Terhadap Prosedur Kerja :
·
Mempercepat penyelesaian pekerjaan
·
Menyederhanakan prosedur kerja / memperpendek mata
rantau penyelesaian pekerjaan
·
Memperlancar pekerjaan
·
Mempermudah penyelesaian pekerjaan
c. Terhadap Hasil Kerja :
- Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor.
- Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan.
- Memenuhi standar mutu tertentu.
- Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran, dan jenis
pekerjaan.
Intinya
dari dampak positif diatas : Penggunaan mesin-mesin dan adanya teknologi
bisa mempermudah pekerjaan seseorang, meningkatakan mutu dan hasil kerja. Baik
untuk tenaga kerja, prosedur kerja, dan hasil kerja. Karena saling terkait
antara ketiganya. Jika tenaga kerja yang dihasilkan baik maka keduanya akan
senantiasa mengikuti. Itulah sebabnya banyak perusahaan yang menggunakan mesin
mesin berteknologi untuk kemajuan perusahaannya.
Dampak Negatif
Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan
sekali terutama yang menyngkut ketenagkerjaan dan penambahan biaya sebagai
berikut:
1. Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu.
2. Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit).
3. Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.
4. Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode,
prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja.
REFERENSI :
Diunduh dari :
1. Pakpahan, Rumedy. "Peranan Teknologi Perkantoran" (online) (
http://rymed.tripod.com/hasil.html diakses pada 14 Maret 2015)
2. Abdussamad, Dr. H. Zuchri. 2013 "Bahan Ajar Mata Kuliah Teknologi
Perkantoran". Gorontalo : Universitas Negeri Gorontalo.